Komponen Standar dari Surat Bisnis Saat Ini

surat

Kami akan memberikan definisi minimalis dari surat bisnis sebelum kami memberi Anda definisi yang lebih besar.

Contoh Surat Lamaran Kerja – Definisi dasar: surat bisnis adalah sepotong korespondensi yang ditulis pada kop surat perusahaan dan dikirimkan kepada seseorang di departemen lain dalam perusahaan yang sama, atau kepada seseorang di luar organisasi.

Definisi yang diperbesar: untuk memahami tujuan dari surat bisnis, kita harus menjawab pertanyaan yang diajukan banyak orang: mengapa repot-repot menulis surat bisnis ketika email atau faks lebih cepat dan pesan suara dapat menyelesaikan pekerjaan dengan efisien?

Mengingat bahwa teknologi internet dan telepon telah mengubah cara komunikasi kami, sulit untuk menjawab pertanyaan ini dan meyakinkan para pekerja yang telah terbiasa mengirim e-mail dan mengirim faks ide bisnis mereka bahwa sebuah surat bisnis mungkin sebenarnya memiliki bobot dan kredibilitas yang lebih tinggi dalam hal ini. situasi tertentu. Surat bisnis mewakili perusahaan dan bisnis. Ini berarti bahwa penulis surat bisnis harus:

• bertanggung jawab dengan mendokumentasikan esensi ide atau strategi bisnis

• menjalankan urusan bisnis secara etis alih-alih dengan cepat

• mengkomunikasikan ide-ide kepada orang atau entitas tertentu dengan maksud untuk mengembangkan hubungan jangka panjang

• tunjukkan bahwa “tercepat” tidak selalu berarti keahlian dan keahlian

Karenanya, surat bisnis merupakan jiwa perusahaan Anda. Ini mencerminkan misi dan tujuan perusahaan Anda dan mencerminkan keyakinannya tentang berkomunikasi dengan dunia luar.

Komponen Surat Bisnis

Isi surat bisnis menyampaikan pesan, tetapi sama pentingnya untuk terbiasa dengan penampilan fisik surat. Cara surat terlihat memengaruhi bagaimana penerima akan memandang perusahaan. Seperti kata pepatah, tayangan pertama dihitung – dan mungkin kita tambahkan – bertahan lama!

Ada sekitar 10-12 komponen surat seperti yang terlihat di bawah ini (bernomor)

Penjelasan Komponen Bernomor

(1) Kop Surat

• ini disediakan oleh perusahaan Anda. Ini berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan faks, alamat situs web, dan alamat email. Mungkin atau tidak mungkin menanggung logo dan moto perusahaan.

• kop surat berfungsi sebagai halaman pertama surat. Jika sebuah surat memiliki lebih dari satu halaman, lembar kedua digunakan. Lembar kedua ini biasanya lembaran kosong atau pra-cetak hanya dengan nama dan logo perusahaan.

(2) Dateline

• ini adalah tanggal surat itu ditulis. Biasanya muncul di bawah kop surat.

(3) Nama dan alamat penerima

• juga dikenal sebagai alamat orang dalam

• memastikan bahwa Anda memiliki alamat dan kode pos yang benar. Ingatlah bahwa jika Anda memiliki alamat kotak pos alih-alih alamat sipil dan surat itu dikirim melalui layanan messenger, messenger tidak akan dapat mengirimkannya.

(4) Jalur Perhatian

• jalur perhatian tidak wajib. Ini hanya digunakan ketika surat itu ditujukan ke perusahaan atau organisasi tetapi untuk perhatian dan penanganan individu tertentu yang akrab atau bertanggung jawab atas masalah subjek surat itu.

• Adalah ide yang baik untuk memiliki nama individu yang tepat, gelarnya dan departemen tempat dia bekerja (terutama jika itu adalah organisasi besar dengan lebih dari seribu karyawan). Ini memudahkan ruang surat untuk mengirim surat tanpa penundaan.

(5) Salam

• di mana formalitas ketat diamati, penggunaan “Dear Sir”, “Dear Madam”, “Gentlemen” dapat diterima. Namun, itu lebih pribadi ketika nama seseorang digunakan.

• di beberapa perusahaan, eksekutif yang mengirim surat kepada orang yang mereka kenal biasanya akan mencoret tulisan “Dear Mr. Jones” dan akan menulis “Dear John” sebagai gantinya untuk menunjukkan bahwa penulis surat itu adalah rekan bisnis yang dekat.

(6) Baris Subjek

• beberapa surat – terutama yang sangat singkat – tidak harus menyertakan baris subjek. Baris subjek hanya digunakan sebagai masalah kesopanan sehingga penerima, setelah menerima surat, akan segera mengetahui tujuan surat itu.

• subjek biasanya digarisbawahi dan harus berisi detail penting. Beberapa orang menggunakan huruf besar untuk subjek, yang lain tidak. Ikuti praktik perusahaan Anda. Contoh subjek adalah: “Surat Anda tertanggal 23 September 2007 tentang Penawaran Umum XYZ Co.”.

(7) Tubuh

• isi surat merupakan pesan dari surat Anda. Perhatikan bahwa tidak ada jumlah paragraf yang ditetapkan untuk surat bisnis. Bisa jadi hanya satu paragraf atau 25 paragraf, tergantung pada kompleksitas subjek.

• surat bisnis seharusnya terdengar hormat dan profesional setiap saat. Hati-hati dengan nada surat Anda. Jika terlalu negatif, Anda dapat mematikan penerima yang tidak akan repot-repot membalas. Jika Anda tidak yakin, Anda mungkin ingin kolega atau penyelia Anda membaca draf Anda.

(8) Penutup

• penutupan adalah cara formal dan sopan untuk mengakhiri surat Anda. Dalam contoh kami, kami menggunakan “Hormat saya”, tetapi yang lain menerima

bentuk-bentuk yang bisa dilakukan adalah: “Hormat saya”, “Hormat”, “Hormat Anda”, “Hormat Anda.”

• hindari penutupan yang berlebihan atau sanjungan. Persyaratan sayang seperti “cinta”, “sayang” dan penutupan lainnya tidak memiliki tempat dalam surat bisnis dan dicadangkan untuk korespondensi pribadi.

(9) Tanda Tangan Perusahaan

• ini biasanya tidak perlu, terutama dalam surat bisnis yang kurang formal. Ini digunakan ketika orang yang menandatangani surat itu melayani dalam kapasitas sebagai perwakilan atau juru bicara perusahaan dan bukan sebagai individu.

• ketika surat itu ada di kop surat perusahaan, tidak perlu tanda tangan perusahaan.

(10) Identifikasi Penandatangan

• nama dan judul orang yang menandatangani atas nama perusahaan ditempatkan di sini.

(11) Referensi Inisial

• inisial referensi menunjukkan penandatangan surat (biasanya dalam huruf kapital) diikuti dengan garis miring dan kemudian inisial juru ketik (biasanya dalam huruf kecil).

• biasanya merupakan ide yang bagus untuk TIDAK menghilangkan inisial ini karena jika salinannya diperlukan, orang akan tahu juru ketik atau sekretaris mana yang memiliki salinan.

(12) Kandang

• selungkup (kadang-kadang ditulis penuh atau disingkat – “selungkup”) adalah pengingat kepada penerima bahwa surat itu disertai dengan dokumen. Ketika ada beberapa lampiran, ini biasanya terdaftar sehingga penerima akan tahu apakah dia telah menerima semua lampiran atau tidak.

(13) Notasi CC

• “CC” dulu singkatan dari “copy karbon” tetapi tidak ada yang menggunakan mesin tik lagi hari ini. Notasi khusus ini memberi tahu penerima bahwa orang lain telah disalin pada surat itu.

• notasi alternatif adalah “bc” yang berarti “salinan buta.” Ini berarti bahwa pengirim surat menulis kepada penerima tetapi tidak ingin penerima tahu bahwa orang lain telah mengirim salinan surat yang sama.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *